Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk a teljes procedúrát.
A pályázat nem más, mint egy írásos megkeresés, amelyet egy feladat teljesítésének érdekében nyújtanak be a potenciális beszállító cégeknek, hogy kiválaszthassák közülük a legalkalmasabbat az adott feladatra. Lényegében felkérik őket, hogy nyújtsanak be pályázatot a meghatározott áruk vagy szolgáltatások szállítását illetően.
A pályázati dokumentum képezi a pályáztatási eljárás alapját, amely segít a vevőnek a beszállítók kiválasztásában bizonyos szerződéses szempontok alapján. A pályázati dokumentumban céginformációkat kérnek ki a vevő számára, valamint jellemzően árajánlatot is várnak egy adott projektre. A leadott anyagot ezután kiértékelik és kiválasztják a preferált beszállítót.
Nézzük a pályáztatást a vevő szemszögéből! Először is, az árut vagy szolgáltatást igénylő vevő – azaz lakásügyi hatóság, önkormányzat, központi kormányhivatal stb. – hirdetményt ad közre a piacon. Ez általában olyan részleteket tartalmaz, mint a munkaszerződés hatásköre, értéke és egyéb szerződéses feltételei. Így az ajánlattevők felmérhetik a szóban forgó feladatot, és megítélhetik, hogy az alkalmas-e a vállalkozásuk számára.
Ha a vevő a közszférában tevékenykedik, és a szerződés egy meghatározott összeg felett van, akkor a törvény szerint ajánlattételi felhívást kell kiírnia. Néha a hatóságok egy csoportja beszerzői konzorciumot hoz létre. Ilyenkor abban reménykednek, hogy egy közös szerződés meghirdetésével jobb ár-érték arányban kaphatnak ajánlatokat a beszállítóiktól az árukért vagy szolgáltatásokért.
A vevő először érdeklődési nyilatkozatot kér a potenciális ajánlattevőktől. Ezt követi egy szabványosított előminősítési kérdőív, valamint a pályázati dokumentációban szereplő konkrét információk, amelyek már tartalmaznak árképzési és minőségi elemeket is.
A potenciális beszállítók ajánlatokat nyújtanak be az adott lehetőségre, lényegében pályamunkákat hozva létre ezzel. Egyes ajánlattevőket az első szakaszban kizárnak, mert nem felelnek meg vagy nem teljesítik a minimális kritériumokat, míg mások az előminősítési szakaszba kerülnek. Még kevesebbeket kérnek fel a teljes pályázati anyag kitöltésére.
Miután a vevő kiértékelte az ajánlatokat, a munkát egy (vagy keretszerződés esetén több) beszállítónak ítélik oda. A szolgáltatás az irodaépítésétől az otthoni ápolásig vagy a lakószövetkezetek területi karbantartásáig bármi lehet.
Számos oka van annak, hogy a szervezetek pályázat kiírása mellett döntenek, mint például a korlátozott házon belüli kapacitás a projektre vagy az erőforrások hiánya. Ezek függvényében maga a pályáztatási folyamat is eltérő lehet.
