A 2020-as év kétségkívül nagy változást hozott azon vállalkozók életében, akik korábban kézzel állították ki számláikat vásárlóik részére. Az online adatszolgáltatási kötelezettség kibővítésével ugyanis két dolog közül választhattak: vagy rálépnek az online számlázás ösvényére és automatizálják a számlák jelentését, vagy óriási adminisztratív terhet bevállalva manuálisan töltik fel a szükséges adatokat a NAV Online számla rendszerébe.
A vállalkozások többsége számára kötelezettségként jelent meg 2020. július 1-től az online számla regisztráció. Nézzük most meg, hogy pontosan milyen változások léptek életbe és hogyan teljesíthető a kötelező adatszolgáltatás!
Milyen számlákat kell jelenteni a NAV-nak?
A 2019-ben elfogadott törvénymódosításnak köszönhetően 2020. július 1-jétől eltörölték a korábbi 100 000 forintos áfahatárt. 2018 óta ugyanis csak a 100 000 forint feletti áfatartalmú bizonylatokat kellett jelenteni. Most a változás értelmében minden olyan számláról adatot kell szolgáltatni, amely belföldi vállalkozás részére lett kiállítva. Abban az esetben is, ha egyáltalán nem került felszámításra áfa.
Ez egyben azt is jelenti, hogy minden vállalkozásnak kötelező a NAV Online számla regisztráció, amelyik más belföldi adóalany részére számláz. A bizonylatokat ugyanis itt kell rögzíteni.
És a változásnak még közel sincs vége! 2021. január 1-jétől ugyanis a kötelező adatszolgáltatás kibővül a magánszemélyek és a külföldi adóalanyok részére kiállított számlákra is. Az adóhatóság tehát minden bizonylatot látni fog.
A kötelező adatszolgálatás menete
A számlák jelentésének kizárólag Online számla regisztrációval lehet eleget tenni. Ez kézi számlázás esetén azt jelenti, hogy a bizonylatokat egyesével, manuálisan kell feltölteni. 500 000 forint alatti áfatartalom esetén négy, 500 000 forint felett pedig egy nap áll a vállalkozás rendelkezésére.
A folyamat lényegesen egyszerűbb online számlázó program esetén. Online számla regisztrációra ebben az esetben is szükség van, azonban technikai felhasználó generálásával néhány kattintással automatikussá tehető az adatszolgáltatás.
Nézzük át lépésről lépésre az online számla regisztráció folyamatát!
A regisztráció az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon indítható a Regisztráció gomb segítségével. Ezután az adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztrációra kell kattintani. Majd felhasználónévvel és jelszóval bejelentkezni az Ügyfélkapuba.
A kétfaktoros azonosításhoz az adóazonosító jel megadása szükséges, ezután történik az ellenőrzés. A rendszer automatikusan betölti az adatokat, amit minden esetben ellenőrizni kell.
A következő lépés a felhasználónév megadása, valamint ki kell választani, hogy egyéni vállalkozóként vagy gazdálkodó szervezetként történik a regisztráció. Ezt a szükséges adatok kitöltése követi.
Végül a megadott felhasználónévvel és jelszóval használható az Online számla rendszere.
A regisztráció azonban itt még nem ér véget, hiszen Technikai felhasználó nélkül nem lehetséges a NAV-val adatkapcsolatot létrehozni és az adatszolgáltatást online teljesíteni. Ezt a Felhasználók menüpontban kell felvinni.
Meg kell adni egy jelszót és a Számlák kezelés és Számlák lekérdezése opciót kipipálni. Miután ez megvan, jöhet az XML aláíró- és cserekulcs generálása. Ezt szintén a Felhasználók gomb alatt a Részletek, majd Kulcsgenerálás alatt végezhető el.
Hogyan köthető össze az online számla a vállalkozás saját számlázó programjával?
Ehhez szükség lesz a technikai felhasználó adataira. A számlázó program felhasználói fiókján belül ki kell választani a NAV Online számla összekötést és ott megadni a felhasználónevet, valamint az XML kulcsokat.
Innentől kezdve automatikussá válik az adatszolgáltatás a számlázó és a NAV rendszere között. Ez azt jelenti, hogy minden kiállított számlát követően a számlázó program átnézi, hogy az adott bizonylat jelentésre kötelezett-e, amennyiben igen, az információkat továbbítja a NAV-hoz.
